Het volledige ERP-proces in beeld

ERP-software vormt zich als een flexibele jas om jouw bedrijfsprocessen heen. Het resultaat is gestroomlijnde en overzichtelijke bedrijfsprocessen die nieuwe inzichten opleveren. Hoe vertaalt dit zich naar de praktijk? In dit artikel zetten we alles nog eens voor jou op een rijtje om een goed beeld te krijgen: signalen dat je maakbedrijf toe is aan ERP-software, de voordelen van een ERP-systeem, hoe kies je nu de juiste ERP-leverancier en hoe ziet een implementatiefase eruit?

Maakbedrijven die nog geen gebruik maken van ERP-software stellen zich vaak de vraag: hoe weten we of wij ook toe zijn aan een ERP-systeem? Er zijn verschillende signalen die kunnen aangeven dat je een ERP-systeem nodig hebt:

Software-eilandjes
Hoeveel softwarepakketten draaien er eigenlijk binnen jouw maakbedrijf? Waarschijnlijk meer dan je kunt bedenken. Verkoop gebruikt een pakket voor CRM, engineers gebruiken een CAD-pakket, een boekhoudprogramma voor de boekhouding en ga zo maar even door.

ERP-software vervangt een groot deel van al deze systemen, omdat het die functionaliteit bundelt in één pakket. De kracht van een ERP-systeem is dat het integreert met talloze apps en andere softwareprogramma’s. Hierdoor zijn de software-eilandjes verleden tijd.

Geen centrale toegang tot bedrijfsinformatie
Met de vele verschillende softwarepakketten in het bedrijf is er ook geen centraal toegangspunt tot de kritische bedrijfsinformatie. Een ERP-systeem is het centrale punt binnen uw bedrijfsprocessen. Door de verschillende software-eilandjes met elkaar te verbinden is alle bedrijfsinformatie terug te vinden in één systeem. Iedereen heeft toegang tot deze informatie waardoor medewerkers minder afhankelijk van elkaar worden.

De voordelen van een ERP-systeem
Na de bovenstaande signalen kies je er als maakbedrijf voor om ERP-software in te zetten om de bedrijfsprocessen te optimaliseren. Het is tijd om je verder te verdiepen in deze software. Enig onderzoek vertelt je waarom andere maakbedrijven een ERP-systeem implementeerden:

Hogere efficiëntie én effectiviteit
Zoals benoemd ondersteunt ERP de verschillende kritische bedrijfsprocessen binnen je bedrijf. Het resulteert in een volledig inzicht in de hele organisatie, op ieder gewenst moment. Dit is enorm belangrijk. Als het op kritische punten niet goed gaat, merk je dat in de hele organisatie. Met behulp van ERP-software krijg je inzichtelijk waar het beter kan. Hierdoor wordt de workflow geoptimaliseerd, wat resulteert in een verhoogde effectiviteit en efficiëntie van de werknemers en daarmee van je bedrijf.

Integratie met andere softwarepakketten
Naast een ERP-platform hebben maakbedrijven ook baat bij andere software in het productieproces. Denk dan CAD, CAM, PDM, PLM etc. De meeste ERP-systemen tellen talloze koppelingen met andere softwarepakketten. Hierdoor werk je efficiënter en kun je automatisch data over en weer schieten. Niemand heeft zin om informatie vanuit het ene pakket over te tikken naar het andere pakket met de kans dat er fouten worden gemaakt.

Een betere interne communicatie
Door middel van ERP binnen de organisatie werken verschillende afdelingen makkelijker met elkaar samen. Omdat alle informatie inzichtelijk is voor iedereen, werken afdelingen met elkaar in plaats van langs elkaar. Medewerkers hoeven niet meer te wachten op informatie, het antwoord is namelijk direct te vinden in het ERP-systeem waarmee de interne communicatie sterk toeneemt.

De eerste stappen naar de selectiefase
Inmiddels zijn jij en je collega’s overtuigd van de waarde van ERP-software. De selectiefase kan beginnen! De komst van een ERP-systeem betekent dat de werkwijze binnen de organisatie gaat veranderen. De juiste keuze voor het voor jou meest geschikte ERP-systeem is dan ook ontzettend belangrijk. Waar moet je rekening mee houden wanneer je op zoek gaat naar het juiste ERP-systeem?

1. Betrek de juiste collega’s
   Een ERP-systeem zal tijdens en na de implementatie impact hebben op het hele bedrijf. Een groot deel van de medewerkers gaan ermee te maken krijgen en moeten er goed mee kunnen werken. Zij zijn uiteindelijk het hart van de organisatie. Het is belangrijk dat zij achter deze keuze staan. Betrek de medewerkers daarom in een vroeg stadium en ga met hen in gesprek om draagvlak te creëren. Dit zorgt voor een soepel proces. Bedenk op voorhand welke afdelingen en collega’s betrokken moet worden om in kaart te krijgen waar de behoeftes liggen op het gebied van ERP-software.
   
2. Zet de eisen en wensen op een rijtje
   Met de juiste collega’s erbij betrokken kun je de eisen en wensen die iedereen heeft inzichtelijk gaan maken. Beschrijf ze stap voor stap en ga daarbij goed na op wat voor manier het ERP-systeem daarin moet kunnen ondersteunen. Het wordt snel duidelijk aan welke eisen het ERP-systeem moet voldoen, enkele voorbeelden zijn: CRM, projectplanning, locatiebeheer en integraties met externe softwarepakketten en apps.
   
   Dit zorgt ervoor dat je makkelijker kunt filteren in welke aangeboden pakketten in aanmerking komen voor jouw organisatie. Zo voorkom je dat je ERP-leveranciers uitnodigt die niet in de behoefte van jouw bedrijf voorzien.
   
3. Nodig ERP-leveranciers uit
   Alle eisen, wensen en processen zijn op papier gezet. Nu is het verstandig om een longlist/ shortlist te maken en meerdere leveranciers uit te nodigen. Dit geeft een goed beeld van de verschillende voor- en nadelen van de leveranciers en de systemen, de look en feel en natuurlijk de investering. Laat je niet afschrikken door iets wat een systeem op eerste gezicht niet kan qua functionaliteit. Het is vaak nog mogelijk om een klantspecifieke aanpassing te maken waardoor het nog beter aansluit op het bedrijfsproces

De ERP-implementatie fase
De keuze voor het voor jouw beste ERP-systeem is genomen. Het volgende onderdeel dat om de hoek komt kijken is de implementatiefase. Logischerwijs borrelt dan de volgende vraag op: ‘’hoe vindt een ERP-implementatie dan plaats?’’ De eerste stap die hierin plaatsvindt is de kick-off. Tijdens de kick-off maak je kennis met de consultant en de projectmanager van ECI. Zij lichten de inhoud van het project toe waardoor jij weet wat je de komende maanden te wachten staat. Onderwerpen die hier de revue passeren zijn de installatie, projectdefinitie, planning, wederzijdse verwachtingen en fasering. Dit is eventueel online mogelijk als het op afstand moet gebeuren.

Na de kick-off fase vindt de inventarisatie plaats. Bij voorkeur is het verstandig om hier vooraf nog de (online)basistraining te volgen voor een betere aansluiting. Bekijk voor een overzicht van onze basistrainingen onze trainingspagina. Deze stap neemt de meeste tijd in beslag, omdat de blauwdruk wordt gerealiseerd die de basis vormt voor de implementatie. Speciaal hiervoor is een planning opgesteld met de te inventariseren bedrijfsprocessen waarbij niet iedereen op hetzelfde moment wordt verwacht. Op basis van deze input en onze ervaring wordt de blauwdruk opgesteld.

Na akkoord op de blauwdruk begint de inrichting. Afhankelijk van de gestelde milestones en beschikbaarheid van de key-users vindt er tweemaal per week (online) een dagdeel implementatie plaats. Hierdoor krijgt een implementatie de juiste voortgang en aandacht. Met regelmatige contactmomenten, met eventueel op afstand, blijft de kwaliteit van een gedegen implementatie gewaarborgd.

Benieuwd op welk gebied ECI Software Solutions kan helpen?

ECI Software Solutions ontwikkelt en levert al meer dan 30 jaar ERP-, CAD/CAM-, BI- en ketenintegratiesoftware voor de maakindustrie. Al meer dan 3000 ambitieuze maakbedrijven maken dagelijks gebruik van onze software om hun doelstellingen te behalen. Benieuwd geworden naar wat onze ERP-software voor uw maakbedrijf kan betekenen? Bekijk dan onze ERP-overzichtspagina. Daarnaast staan onze specialisten voor u klaar om al uw vragen te beantwoorden via belgium-info@ecisolutions.com of +32 (0) 52 57 88 44