Business Intelligence onmisbaar in maakbedrijf van de toekomst

Uit de praktijk blijkt dat productiebedrijven grote hoeveelheden data bezitten. Het handmatig verzamelen, analyseren en rapporteren van die data vraagt veel tijd. Als de benodigde data eenmaal in een rapportage is verwerkt, is deze vaak niet meer actueel. Het bijsturen van de organisatie en het maken van de juiste keuzes op basis van die data is dan ook lastig. Met andere woorden, de praktijk van nu is eigenlijk een ‘verouderde’ manier van werken. Maar hoe zou je dit als maakbedrijf dan moeten aanpakken?

Maakbedrijven bezitten of verzamelen veel interessante informatie over de bedrijfsprocessen. Meestal meer dan ze zelf weten. Dit gaat over informatie vanaf de aanvraag tot en met aan de oplevering van een product of dienst. Veel van deze informatie wordt niet of nauwelijks gebruikt. Het bijsturen van de organisatie en het maken van keuzes gebeurt daardoor op basis van onderbuikgevoel of ervaring en niet op basis van feiten, zonde. Om al deze grote hoeveelheden informatie zo optimaal mogelijk te benutten, speelt Business Intelligence (BI) een belangrijke rol. Dit is een continu proces waarbij een maakbedrijf op gerichte wijze data binnen en buiten het bedrijf kan verzamelen én analyseren. De kennis die hierbij vrijkomt, draagt bij aan het nemen van de juiste besluiten voor het bedrijf.

Huidige werkwijze zonder BI

Lang wachten op een grafiek of een rapportage, de teamleider moet nog cijfers samenstellen en dit betekent wachten tot maandag. Het zijn enkele signalen die kunnen voorkomen in de huidige werkwijze bij maakbedrijven. Hoe ziet de huidige werkwijze er eigenlijk uit? Dataverzameling gebeurt op basis van KPI’s en rapportages per week. Per werkdag kijkt een teamleider bijvoorbeeld hoeveel nieuwe orders er zijn, wat de productiviteit is geweest en welke werknemers daaraan gekoppeld zijn. Vervolgens is iemand verantwoordelijk om van deze data een wekelijkse rapportage te maken in bijvoorbeeld Excel. Op het moment dat alle data in Excel is verwerkt, worden op basis van de KPI’s grafieken uitgedraaid. Na het afronden van deze rapportages zijn de werkzaamheden nog niet klaar. Eén keer in de maand wordt er gekeken welke KPI’s nodig zijn voor de presentatie voor het MT. Ook deze informatie moet weer verzameld en gerapporteerd worden. De gehele rapportage van al deze data blijkt dan altijd weer een dagtaak te zijn.

Binnen deze werkwijze komt het ook weleens voor dat de dataverzameling is gebaseerd op wekelijkse rapportages, maar dat er een verzoek ligt voor een maandelijkse rapportage. Tools als Excel zijn hier niet op gebouwd. Het toevoegen van nieuwe dimensies is lastig. Het draaien van handmatige rapportages in de huidige situatie blijft mensenwerk waardoor de foutgevoeligheid hoger ligt. In een wereld waarin de hoeveelheid data elke dag toeneemt, is deze manier van werken niet toekomstbestendig.

Ontdek de kracht van Business Intelligence

De praktijk van nu bij maakbedrijven betreft dus eigenlijk een verouderde, niet toekomstbestendige werkwijze. Maar hoe stoom je je maakbedrijf dan klaar voor de toekomst? De technologische ontwikkelingen hebben elkaar in een sneltreinvaart opgevolgd. Zo zijn er nu veel meer apparaten en computers die data genereren. Dit geeft veel inzicht in de verschillende bedrijfsprocessen. De toename van data wordt zo groot dat data zelf analyseren een onmogelijke taak wordt. Vragen als ‘welke informatie is nuttig?’ en ‘welke verbanden zijn er?’, blijken lastig om te beantwoorden. Het zorgvuldig opslaan van al deze data is daarom van groot belang. De vraag naar een oplossing om alle data te verzamelen, te analyseren en te rapporteren wordt dan ook steeds groter. ERP-software kan gedeeltelijk voorzien in deze vraag. Een ERP-systeem stroomlijnt immers alle bedrijfsprocessen en slaat data zorgvuldig en gestructureerd op. Het analyseren en rapporteren van deze data gaat echter een stap verder. Dit is het punt waarop BI om de hoek komt kijken. Met een BI-tool zijn maakbedrijven namelijk in staat waardevolle data binnen no-time te analyseren en te rapporteren. Hierdoor krijg je realtime en proactief nieuwe inzichten waarmee bedrijfsprocessen geoptimaliseerd kunnen worden.

Wat levert Business Intelligence eigenlijk allemaal op?

Eerder werd al toegelicht dat ERP-software alle belangrijke data zorgvuldig opslaat en overzicht creëert. De inzet van een BI-tool boven op een ERP-systeem levert verschillende voordelen op. Zo ontstaat er controle op je bedrijfsprocessen, dit is ook gelijk de basis van het succes van je maakbedrijf. Met BI weet je direct hoe je bedrijf ervoor staat en zoals gezegd, realtime. Hierdoor zijn de zaken aan de voorkant goed geregeld waardoor aan de achterkant medewerkers zonder problemen aan het werk kunnen.

Verder levert BI onder andere een enorme bijdrage aan het besparen van tijd. Met een BI-tool is het handmatig opsporen en invoeren van data verleden tijd. Een BI-tool is in staat om data uit verschillende bronnen te raadplegen, te verwerken en een overzicht te geven van wat er speelt binnen je bedrijf. Hiervoor hoeft alle data maar éénmalig ingevoerd te worden. Daarmee is de foutgevoeligheid ook erg laag. De kwaliteit en de snelheid van de verwerking van de data gaat daarmee omhoog, want er is maar één waarheid. De reactietijd voor nieuwe inzichten op basis van gisteren gaat ook stukken sneller. Met de BI-tool is dit goed te vergelijken.

Meer weten over BI?

Wilt u meer weten over BI of over de andere oplossingen die ECI biedt voor uw maakbedrijf? Bekijk dan de productpagina op onze of neem vrijblijvend contact met ons op via telefoonnummer +31 (0)88 63 63 910 of via e-mail: nl-sales@ecisolutions.com.