Het volledige proces voor aanschaf en implementatie van ERP in beeld

ERP-software vormt zich als een flexibele jas om jouw bedrijfsprocessen heen. Het resultaat: gestroomlijnde en overzichtelijke bedrijfsprocessen die nieuwe inzichten opleveren. Hoe vertaalt dit zich naar de praktijk? In dit artikel zetten we alles nog eens voor jou op een rijtje om een goed beeld te krijgen: signalen dat je maakbedrijf toe is aan ERP-software, de voordelen van een ERP-systeem, hoe kies je nu de juiste ERP-leverancier en hoe ziet een implementatiefase eruit?

Maakbedrijven die nog geen gebruik maken van ERP-software of ERP-software gebruiken maar ontevreden zijn, stellen zich vaak de vraag: hoe weten we of wij of ERP-software onze knelpunten en problemen ontstaan door geen of verkeerd gebruik te maken van ERP-software? Er zijn verschillende signalen die kunnen aangeven dat dit aan de orde is:

Software-eilandjes en geen centrale toegang tot bedrijfsinformatie
Hoeveel softwarepakketten draaien er eigenlijk binnen jouw maakbedrijf? Waarschijnlijk meer dan je kunt bedenken. Bij veel bedrijven die wij automatiseren treffen we een versnipperd landschap aan van applicaties. Software voor CRM, Engineering, Productie, Urenregistratie en declaratie, HR en Financieel. Vaak zien we dan ook nog allerlei Excel-bestanden waarin rapportages worden gemaakt zodat bedrijven een idee hebben hoe zij ervoor staan.

Een van de belangrijkste signalen is het overmatig gebruik van Excel-bestanden. Veel bedrijven gebruiken Excel om inzicht te krijgen in hoe zij ervoor staan. Het probleem echter dat zich hier voordoet is dat de data altijd een overzicht van het verleden weergeeft. Daarbij veranderen er continu zaken in het proces waardoor Excel nooit een actueel beeld geeft. Ook is het de vraag of het een volledig beeld geeft doordat bedrijven in meerdere systemen werken en dus data uit al deze applicaties moeten samenvoegen, gebeurt het altijd dat data niet incompleet is. Lukt het dan toch om alles goed in Excel te krijgen, dan is het lastig om te achterhalen waarom de cijfers zijn zoals ze gepresenteerd worden. Wat zit er achter de data? Om deze vraag te beantwoorden moet dan weer in de betreffende applicatie gekeken worden naar aanvullende informatie.

Door gebruik te maken van ERP-software creëren bedrijven één centrale plek waarin data wordt opgeslagen. De eerste stap die gezet kan worden is het vervangen van veel standalone applicaties en de processen die daarmee ondersteund worden te gaan ondersteunen vanuit één ERP-omgeving. Zo dringen bedrijven niet alleen het aantal deelsystemen terug, maar worden rapportage beter doordat alle data uit één systeem komt.

De voordelen van een ERP-systeem

Na de bovenstaande signalen kies je er als maakbedrijf voor om ERP-software in te zetten om de bedrijfsprocessen te optimaliseren. Het is tijd om je verder te verdiepen in deze software. Enig onderzoek vertelt je waarom andere maakbedrijven een ERP-systeem implementeerden:

Hogere efficiëntie én effectiviteit
Goede ERP ondersteunt alle primaire processen binnen uw bedrijf en desgewenst ook veel secundaire processen. Zo kunnen bedrijven ervoor kiezen om ERP-software aan te schaffen met financieel geïntegreerd. Het financiële aspect betekent dan de boekhouding. Het resulteert in een volledig inzicht in de hele organisatie, op ieder gewenst moment. Dit is enorm belangrijk. Als het op kritische punten niet goed gaat, merk je dat in de hele organisatie. Met behulp van ERP-software krijg je inzichtelijk waar het beter kan. Hierdoor wordt de workflow geoptimaliseerd, wat resulteert in een verhoogde effectiviteit en efficiëntie van de werknemers en daarmee van je bedrijf.

Integratie met andere softwarepakketten
Naast een ERP-platform hebben maakbedrijven ook baat bij andere software in het productieproces. Denk dan CAD/ CAM of PDM/ PLM. Op het moment dat je kiest voor een ERP-leverancier die expliciet bedrijven ondersteunt in jouw branche, dan kun je gebruikmaken van standaard integraties met andere branchespecifieke oplossingen. Zo zijn er mogelijk meer dan honderd CAD-systemen, maar mogelijk wordt er binnen jouw branche gebruik gemaakt van een handvol van deze CAD-systemen. Wanneer de leverancier volledig is gericht op jouw branche zijn er standaard integraties beschikbaar. Hierdoor werk je efficiënter en kun je automatisch data over en weer schieten. Niemand heeft zin om informatie vanuit het ene pakket over te tikken naar het andere pakket met de kans dat er fouten worden gemaakt.

Een betere interne communicatie
Door gebruik te maken van ERP werken verschillende afdelingen binnen jouw organisatie makkelijker met elkaar samen. Omdat alle informatie inzichtelijk is voor iedereen, werken afdelingen met elkaar in plaats van langs elkaar. Medewerkers hoeven niet meer te wachten op informatie, het antwoord is namelijk direct te vinden in het ERP-systeem waarmee de interne communicatie sterk toeneemt.

De eerste stappen naar de selectiefase

Inmiddels zijn jij en je collega’s overtuigd van de waarde van ERP-software. De selectiefase kan beginnen! De komst van een ERP-systeem betekent dat de werkwijze binnen de organisatie gaat veranderen. De juiste keuze voor het meest geschikte ERP-systeem is dan ook ontzettend belangrijk. Waar moet je rekening mee houden wanneer je op zoek gaat naar het juiste ERP-systeem?

1. Betrek de juiste collega’s
   Een ERP-systeem zal tijdens en na de implementatie impact hebben op het hele bedrijf. Een groot deel van de medewerkers gaan ermee te maken krijgen en moeten er goed mee kunnen werken. Zij zijn uiteindelijk het hart van de organisatie. Het is belangrijk dat zij achter deze keuze staan. Betrek de medewerkers daarom in een vroeg stadium en ga met hen in gesprek om draagvlak te creëren. Dit zorgt voor een soepel proces. Bedenk op voorhand welke afdelingen en collega’s betrokken moet worden om in kaart te krijgen waar de behoeftes liggen op het gebied van ERP-software.
   
2. Zet de eisen en wensen op een rijtje
   Betrek de juiste collega's erbij om de eisen en wensen die iedereen heeft inzichtelijk te gaan maken. Beschrijf ze stap voor stap en ga daarbij goed na op wat voor manier het ERP-systeem daarin moet kunnen ondersteunen. Het wordt snel duidelijk aan welke eisen het ERP-systeem moet voldoen, enkele voorbeelden zijn: Verkoop, Engineering, planning, werkvoorbereiding, inkoop, productie, assemblage, service en onderhoud en medewerkers op administratie.
   
   Dit zorgt ervoor dat je makkelijker kunt filteren in welke aangeboden pakketten in aanmerking komen voor jouw organisatie. Zo voorkom je dat je ERP-leveranciers uitnodigt die niet in de behoefte van jouw bedrijf voorzien.
   
3. Nodig ERP-leveranciers uit
   Alle eisen, wensen en processen zijn op papier gezet. Nu is het verstandig om een longlist/ shortlist te maken en meerdere leveranciers uit te nodigen. Dit geeft een goed beeld van de verschillende voor- en nadelen van de leveranciers en de systemen, de look en feel en natuurlijk de investering. Laat je niet direct afschrikken wanneer een onderdeel in je proces niet één op één terugkomt in de software. Vaak is het mogelijk om software klantspecifiek in te richten waardoor het proces wel degelijk goed ondersteund kan worden. Het is dan meer de vraag of het een harde eis is om het huidige proces één op één over te nemen in de nieuwe ERP-software. Mogelijk biedt het aanpassen van een proces gelegenheid om efficiënter te gaan werken.

De ERP-implementatie fase

De keuze voor het voor jouw beste ERP-systeem is genomen. Het volgende onderdeel dat om de hoek komt kijken is de implementatiefase. Logischerwijs borrelt dan de volgende vraag op: ‘’hoe vindt een ERP-implementatie dan plaats?’’ De eerste stap die hierin plaatsvindt is de kick-off. Tijdens de kick-off maak je kennis met de consultant en de projectmanager van ECI. Zij lichten de inhoud van het project toe waardoor jij weet wat je de komende maanden te wachten staat. Onderwerpen die hier de revue passeren zijn de installatie, projectdefinitie, planning, wederzijdse verwachtingen en fasering. Dit is eventueel online mogelijk als het op afstand moet gebeuren.

Na de kick-off fase vindt de inventarisatie plaats. Bij voorkeur is het verstandig om hier vooraf nog een training te volgen voor een betere aansluiting. Bekijk voor een overzicht van onze trainingen onze trainingspagina. Deze stap neemt de meeste tijd in beslag, omdat de blauwdruk wordt gerealiseerd die de basis vormt voor de implementatie. Speciaal hiervoor is een planning opgesteld met de te inventariseren bedrijfsprocessen waarbij niet iedereen op hetzelfde moment wordt verwacht. Op basis van deze input en onze ervaring wordt de blauwdruk opgesteld.

Na akkoord op de blauwdruk begint de inrichting. Afhankelijk van de gestelde milestones en beschikbaarheid van de key-users vindt er tweemaal per week (online) een dagdeel implementatie plaats. Hierdoor krijgt een implementatie de juiste voortgang en aandacht. Met regelmatige contactmomenten, met eventueel op afstand, blijft de kwaliteit van een gedegen implementatie gewaarborgd.

Benieuwd op welk gebied ECI Software Solutions kan helpen?

ECI Software Solutions ontwikkelt en levert al meer dan 30 jaar ERP-, CAD/CAM-, BI- en ketenintegratiesoftware voor de maakindustrie. Al meer dan 3000 ambitieuze maakbedrijven maken dagelijks gebruik van onze software om hun doelstellingen te behalen. Benieuwd naar wat onze ERP-software voor uw maakbedrijf kan betekenen? Bekijk dan onze ERP-overzichtspagina. Daarnaast staan onze specialisten voor u klaar om al uw vragen te beantwoorden via nl-sales@ecisolutions.com of +31 (0)88 – 63 63 910.