In vijf stappen naar het intelligente maakbedrijf

Business Intelligence (BI) is breed inzetbaar binnen organisaties op verschillende gebieden. Waar begin je eigenlijk als je van plan bent Business Intelligence in te zetten binnen jouw maakbedrijf? Er zijn vijf verschillende stappen om te komen tot het digitale maakbedrijf. Lees er in deze blog alles over.

BI is een continu proces dat draagvlak nodig heeft binnen de organisatie. En we zeggen hier bewust proces, want BI is geen tool die je zomaar even installeert. Maar wat is het dan wel? Door middel van een BI-tool verkrijg je inzicht in de hoeveelheid aan informatie die binnen je organisatie beschikbaar is. Vervolgens kun je deze grafisch inzichtelijk maken op ieder gewenst organisatieniveau. Door het vaststellen van gerichte KPI’s zoals de gemiddelde marge per project of een leveranciersanalyse zie je snel hoe je bedrijf er op dat aspect voor staat. Op basis van de beschikbare data kun je ook analyseren waar je naartoe gaat.

Stap 1: Creëer draagvlak

BI dient stap voor stap uitgerold te worden binnen de organisatie. Eindgebruikers zijn de belangrijkste factor in dit proces. 60% van de BI-projecten verloopt stroef, omdat de eindgebruikers of het management niet altijd achter het proces of de uitkomst staan. Daarom is het belangrijk om eindgebruikers te vragen wat zij hopen te bereiken met de inzet van BI. Welke data willen ze zien? Hoe werkt BI voor hen op een prettige manier? Door hierachter te komen, ontdek je dat dit de basis is.

Stap 2: Begin klein

BI kan zoals aangegeven breed binnen de organisatie toegepast worden. Dit houdt in dat analyses op veel verschillende gebieden gemaakt kunnen worden. Dit is gelijk het punt waarop het vaak verkeerd gaat binnen organisaties. Men wil beginnen met BI, maar iedereen ziet snel door de bomen het bos niet meer. Het is belangrijk om klein te beginnen en langzaam verder uit te bouwen om uiteindelijk succesvol te zijn. Begin je te breed? Dan ligt de focus op teveel verschillende gebieden. Uiteindelijk heeft dit weerslag op de kwaliteit en de implementatie van het BI-proces.

Start daarom met het opstellen van een kleine set aan rapportages voor de BI-dashboards. Definieer daarbinnen een aantal begrippen. Wat zien wij als omzet? En wat zien we als kosten? Registreer welke data je nodig hebt voor je analyses. Vaak kun je al beginnen met bestaande data voor specifieke analyses. Het is belangrijk in deze stap vast te leggen uit welke bronnen je die data gaat verzamelen.

Stap 3: Technisch verwerken van data

Zodra de basis staat en beschreven is, is het belangrijk om de juiste mensen op de juiste positie te zetten. Het is in dat geval aan te raden iemand in je team te hebben die, naast ervaring met BI en vaardigheden heeft als technisch bouwen, ook inzicht heeft in wat BI als eindproduct moet opleveren. Die de visie achter BI snapt en het inzicht heeft in hoe BI als proces binnen een organisatie hoort te werken.

Stap 4: Controleren!

Tijdens de implementatie is het belangrijk om de kwaliteit van de data die het proces genereert te blijven controleren. In veel BI-trajecten wordt dit nog weleens uit het oog verloren. Controleer daarom de kwaliteit van de data en stuur het proces bij waar nodig.

Stap 5: Evalueren

Als het BI-proces eenmaal goed draait binnen de organisatie is het belangrijk om de gebouwde BI-dashboards als startpunt te beschouwen. Door dit te doen en het proces van BI zijn gang te laten gaan, zie je vanzelf wanneer en waar het in de bedrijfsprocessen beter kan. Op basis van die gegevens kun je namelijk bijsturen waar nodig en na verloop van tijd zien of die veranderingen een positief effect hebben gehad op de organisatie. Heeft het bijsturen van de bedrijfsprocessen een positief resultaat gehad? Dan kan de focus gelegd worden op andere gewenste data binnen een specifiek bedrijfsproces. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat de veranderingen geen positief effect hebben gehad. Dan is bijsturing en een nieuwe evaluatie essentieel.

Door stap drie, vier en vijf te doorlopen, registreer en verwerk je de data om deze vervolgens te evalueren. Hierdoor ontstaat er een constante cyclus waarin je het BI-proces constant monitort en onder controle hebt.

Na enige tijd zal je vanzelf het effect merken binnen de organisatie. De situatie is stabiel en de voordelen zijn voelbaar. Dit is het moment waarop je teruggaat naar de basis. Is er behoefte om het in te zetten op andere vlakken of processen binnen de organisatie? Hebben collega’s behoefte aan meer analyses op andere gebieden? Als dat zo is dan doorloop je de omschreven stappen weer vanaf het begin. Zo wordt Business Intelligence steeds breder ingezet en kom je stap voor stap meer in de richting van hét digitale maakbedrijf.

De route naar het digitale maakbedrijf met ECI

Wil je na het lezen van deze blog aan de slag met BI binnen jouw maakbedrijf? ECI Software Solutions digitaliseert en automatiseert al meer dan 30 jaar bedrijven binnen de maakindustrie. Daarbij begeleiden we bedrijven ook bij het inzetten van Business Intelligence om nóg slimmer te kunnen werken. Onze specialisten klaar voor al uw vragen op +31 (0)88 – 63 63 910 of via nl-info@ecisolutions.com.