Overstappen op een nieuw ERP: hoe doe je dat?

8 november, 2022

Een derde van de bedrijven in de industriële sector werkt met een verouderd ERP-systeem. Dat blijkt uit onderzoek van Skopos, gehouden onder 370 Nederlanders die werkzaam zijn in die sector. Verder komt naar voren dat de financieel verantwoordelijken in deze sector van mening zijn dat de huidige softwareoplossingen die binnen de organisatie draaien de opgestelde doelen voor de komende jaren niet voldoende ondersteunen. Hierbij geven zij aan dat ze vooral ontevreden zijn over de functionaliteit van de software.

Ondanks dat een groot deel van de Nederlandse maakbedrijven nog draait op verouderde ERP-software, is de angst voor het overstappen op nieuwe software toch groter dan de nadelen die zij ondervinden van het huidige systeem. Die ‘angst’ zorgt echter voor een groeiend gat tussen de gemiddelde software die de bedrijven nu gebruiken en die ERP-leveranciers aanbieden. Hierdoor wordt de onvermijdelijke overstap steeds lastiger.

Een ‘lastig’ traject

De implementatie van een ERP-systeem wordt ervaren als moeilijk. En ja, het is meer dan het installeren van een nieuw softwareprogramma. Een ERP-implementatie heeft immers impact op de gehele organisatie en de processen. Het betreft meestal een noemenswaardige investering die een arbeidsintensieve klus met zich mee brengt. Naast dat een implementatie impact heeft op de processen binnen de organisatie, heeft het ook impact op menselijk vlak. Medewerkers moeten nét iets anders gaan werken dan ze gewend zijn en dat heeft soms ook bijscholing nodig in de vorm van bijvoorbeeld een ERP-training. Die verandering roept weerstand op. Het managen van die weerstand is al een taak op zich.

Het belang van een modern ERP-systeem

Ondanks dat de ‘overstapangst’ begrijpelijk is, is de noodzaak om over te stappen groter. De kritische bedrijfsprocessen van veel maakbedrijven worden namelijk opgehangen aan de kapstok bestaand uit de verouderde software. Daar huist een groot bedrijfsrisico in. Mochten de systemen omvallen, dan heeft dat grote nadelige gevolgen voor het bedrijf. De oude software zorgt er daarnaast voor dat beslissingen genomen worden op basis van onderbuikgevoel in plaats van op basis van argumenten. Dat is niet toekomstbestendig. Die manier van werken is dus eigenlijk te vergelijken met een tikkende tijdbom. Die bom wil je natuurlijk ontmanteld hebben voor hij afgaat.

14.3 applicaties per MKB-bedrijf

Kortom: dat veel maakbedrijven een ERP-implementatie eng of lastig vinden, is volledig te begrijpen. Maar het resultaat? Een gemiddelde van 14,3 applicaties dat een MKB-bedrijf geïnstalleerd heeft en waar klantgegevens in staan. Omslachtig, niet overzichtelijk en inefficiënt. Om een ERP-traject gedegen en efficiënt uit te voeren, is een goede voorbereiding doorslaggevend. En ja, aan de voorkant kost dat wat tijd, maar later in het traject levert dat tijd en vooral veel moeite op. Voor het selecteren van een ERP-systeem dat bij je organisatie past, doorloop de volgende stappen nauwkeurig:

De stappen voor ERP-selectie

Betrek de juiste collega’s en stel een projectteam aan.
Zet de eisen en wensen van de organisatie op een rijtje en formuleer waar rekening mee gehouden moet worden tijdens de selectie.
Nodig verschillende ERP-leveranciers uit.
Zet de voor- en nadelen van de pakketten op een rijtje.
Neem een kijkje in de keuken bij de buren: voldoet het ERP-systeem aan de werkwijze van het bedrijf?
Ga na of het voorkeurssysteem door een organisatie geleverd wordt dat ook bij jouw organisatie past. De keuze is gemaakt!

De implementatie

De vorige stappen zijn doorlopen en uiteindelijk is het juiste ERP-systeem gekozen. Nu de implementatie nog. Een ERP-implementatie vergt tijd, geduld en denkwerk, maar ook voor deze fase geldt: een goede voorbereiding is het halve werk. Doorloop bij het implementatietraject dan ook de volgende stappen:

Betrek ook in deze fase de juiste medewerkers. Het projectteam uit de implementatiefase speelt een belangrijke rol in de implementatie.
Eerst organiseren, dan automatiseren: schoon de processen op, bundel ze en bekijk waar de winst te behalen valt.
Stel een implementatiedocument op met daarin de eisen, wensen en doelstellingen rondom het ERP-systeem en de implementatie. Bepaal mijlpalen en omschrijf de budgetbewaking.
Betrek bij het opstellen van het document de gehele organisatie om zeker te weten dat alle belangrijke punten zijn benoemd.
Implementeer de software met de hulp van de ERP-leverancier.
Communiceer alle successen en voortgang binnen de organisatie.
Testen, trainen en nog meer trainen! Maak het ERP-systeem eigen.

Meer weten over hoe u een gedegen en efficiënte ERP-implementatie aanpakt? Download dan onze whitepaper '8 stappenplan voor een succesvolle ERP-implementatie'.

NAAR DE WHITEPAPER

Maak het bedrijf klaar voor de toekomst

Wat is dan de conclusie na dit hele verhaal? Een ERP-traject is inderdaad tijdrovend en kost veel denkwerk, maar de noodzaak van een up-to-date ERP-systeem is hoog. De hierboven beschreven stappen in de verschillende fases zullen je helpen een ERP-traject gedegen uit te voeren. De overstap van een oud op een nieuw ERP-systeem zal hierdoor beter verlopen. Zo wordt ook jouw maakbedrijf klaargestoomd voor de toekomst.

De ERP-software van ECI is gebouwd vanuit de praktijk, vóór de praktijk. Dit betekent dat de software naadloos aansluit op uw kritische bedrijfsprocessen. De basis van het pakket is verder aan te vullen met optionele modules voor een perfecte fit met ieder maakbedrijf. Meer weten over de ERP-oplossingen van ECI Solutions? Dan verwijzen we u graag naar de ERP-overzichtspagina waar alle ERP-oplossingen staan. Natuurlijk staan onze specialisten altijd klaar voor u op 088 – 6363900 of nl-info@ecisolutions.com.