Kostbare fouten voorkomen in je orderverwerking? Ontdek hoe in dit stappenplan

Herken je dat? Te veel (of te weinig) materialen, een lagere marge en vertraging door gemaakte fouten bij de verwerking van in- en verkooporders. Gelukkig is dit soort handwerk steeds beter te digitaliseren. Het gevolg: kleinere kans op fouten en kortere doorlooptijden. Maar hoe doe je dat precies? Wij vertellen je dat in dit blog.

Maakbedrijven werken met diverse slimme software-oplossingen om de bedrijfsprocessen te verbeteren. In de keten blijken die oplossingen alleen niet goed met elkaar te communiceren; ieder systeem hanteert een eigen machinetaal, waardoor integratie omslachtig, complex en kostbaar wordt. Om tot een uniform formaat te komen, is het SCSN-formaat (Smart Connected Supplier Network) ontwikkeld. Dit formaat maakt het mogelijk verschillende IT-systemen via één platform met elkaar te verbinden.

Communiceer direct met de leverancier of klant

Zo'n platform verzorgt de vertaling tussen het ERP-pakket en het uitwisselingsformaat SCSN. Dit geldt voor zowel uitgaande XML-berichten als voor ontvangen XML-berichten. De uitwisseling van deze bestanden vindt plaats via ECI Gatewise. Gatewise kan eveneens communiceren met andere SCSN-serviceproviders zoals TradeCloud en SupplyDrive. Onderstaand zie je een schematische weergave van deze werkwijze:

Links zie je het ERP-systeem met de inbegrepen module ketenintegratie. Vanuit deze module wordt er met Gatewise gecommuniceerd (A). Vervolgens zijn er twee routes te bewandelen. Als de klant of leverancier ook bij Gatewise is aangesloten, dan verloopt de communicatie rechtstreeks tussen Gatewise en de relatie (B). Is dit niet het geval? Dan verloopt de communicatie indirect via een andere serviceprovider (C).

Het orderproces
Een onderdeel van deze ketenintegratie is het orderproces. Vanuit de inkoopkant ziet dit er schematisch als volgt uit. De donkergrijze blokjes vinden binnen het ERP-pakket plaats en de witte blokjes binnen Gatewise:

Binnen twee uur aangesloten op Gatewise

Technisch gezien kun je met twee uur aangesloten zijn op Gatewise waarna vervolgens de verdere inrichting plaats vindt in het proces. Denk daarbij aan de toepassing van widgets in het systeem, fiatteringen, et cetera. De inrichting van de voorkant van het proces vraagt tijd om alle (stam)data goed in te richten, maar daarmee is het hele proces gereed.

Matchende stamdata

Het is belangrijk om de stamgegevens tussen de klant en leverancier goed af te stemmen. Dit voorkomt dat er verkeerd materiaal wordt geleverd. Het meest belangrijke is dat er een database bestaat met daarin de artikelstamgegevens. Dan gaat het over stamgegevens die betrekking hebben op eenheden (artikelen in m, kg of stuks), kwaliteit, afmetingen, bewerkingen en artikelnummers.

De artikelnummers moeten bijvoorbeeld één-op-één communiceren met die van de leverancier. Zo kan bijvoorbeeld boutje '1234' bij de leverancier als '789' in het systeem staan. Het is belangrijk dat deze artikelnummers aan elkaar gelinkt zijn. Daarnaast is het belangrijk om alvast na te denken over je orderproces, hoe ziet je orderproces eruit? En welke afwijkingen wil je graag vastleggen? Deze afwijkingen in het proces moeten als notificaties naar voren waardoor je gelijkt kunt schakelen.

Het matchen van de artikelgegevens

Matchende artikelbestanden tussen de klant en leverancier dragen bij aan de efficiëntie van de digitale verbinding. Als klant kun je idealiter de volgende zaken overleggen aan de leverancier met wie je een verbinding wil leggen:

• Een totaaloverzicht van alle bestelde artikelen
• Dit overzicht dient te bestaan uit:
  • De kwaliteit van het artikel
  • De afmetingen van het artikel
  • De vorm van het artikel
  • De eenheid van het artikel

• Een interne artikelcodering gebaseerd op de artikelnummering van de leverancier

Tref slechts eenmalige voorbereidingen

Om met Gatewise te werken hoef je slechts éénmalig een aantal voorbereidingen te treffen in het ERP-systeem:

1. Meld je aan voor Gatewise
   Neem hiervoor contact op met ECI en uw leverancier
2. Check de stamdata
   Check samen met de leverancier of de stamdata goed is ingericht
3. Laat je aansluiten
   Laat je vervolgens technisch aansluiten op het Gatewise platform
4. Controleer je orderproces
   Controleer je orderproces en pas waar nodig aan om de digitale bestellingen te verwerken
5. Bestel digitaal!
   Bestel en handel vanaf dit moment je orders digitaal af met je leverancier

Klaar voor de volgende stap?

Wil je meer weten over Gatewise of over de andere oplossingen die ECI biedt voor jouw maakbedrijf? Bekijk dan de productpagina of neem vrijblijvend contact met ons op via telefoonnummer +31 (0)88 63 63 910 of via e-mail: nl-bdr@ecisolutions.com.