Voorkom geschillen: leg afspraken over meerwerk vast

Het is een herkenbaar probleem in de maakindustrie: je voert meerwerk uit voor een opdrachtgever, maar dit wordt uiteindelijk niet betaald. Een degelijke registratie van (afspraken over) meerwerk is geen overbodige luxe. Het zorgt ervoor dat geschillen worden voorkomen.

Wanneer we spreken over meerwerk bedoelen we extra werkzaamheden die er tijdens de uitvoering van een opdracht bij komen. Werkzaamheden die in de oorspronkelijke opdracht niet zijn meegenomen, maar die het gevolg zijn van wijzigingen in de opdracht. Denk aan een uitbreiding, nieuwe eisen of een andere aanpassing. Dit type werk is dus een verrichting boven op de werkzaamheden die oorspronkelijk zijn overeengekomen.

Misgelopen omzet
Je voert de extra werkzaamheden van de opdrachtgever uit, maar je krijgt voor die extra gewerkte uren niet altijd de (loon)kosten betaald. In sommige gevallen wordt het meerwerk weggeschreven binnen het budget van het project. Het gevolg? Je houdt minder over en loopt omzet mis.

Financiële schade voorkomen
Het niet betalen van extra werk kan je flink wat financiële schade opleveren. Het is daarom essentieel om hier goede afspraken over te maken met de klant en deze afspraken vast te leggen. Vervolgens is het belangrijk om eventuele extra werkzaamheden te registreren. Denk bijvoorbeeld aan het monteren van een keukendeur of het plaatsen van een extra plafond, zodat je kunt aantonen wat er precies aan meerwerk is uitgevoerd.

Afspraken gemakkelijk vastleggen
Op deze manier blijft het gehele project (inclusief alle geleverde arbeid en extra gemaakte kosten) inzichtelijk en kunnen deze openstaande posten eenvoudig worden meegenomen in de facturatie naar de klant. Een goed ingericht ERP-systeem zorgt voor die vastlegging. Doordat afspraken en wijzigingen binnen projecten gemakkelijk vastgelegd worden en snel terug te vinden zijn.

ECI Proteus
ECI Proteus is een uitgebreid softwarepakket waarmee je je bedrijfsprocessen van A tot Z digitaliseert en optimaliseert. Maak je gebruik van dit pakket, dan leg je alle correspondentie over meerwerk hierin simpel vast. Deze registratie zorgt ervoor dat je sterk staat in je afhandeling van het meerwerk. Daarbij wordt iedere financiële afwijking – of het nu gaat om materiaal en/of uren – ten opzichte van de opdracht direct inzichtelijk in Proteus. Dit inzicht wordt zowel cijfermatig als grafisch weergegeven. Het is direct duidelijk waar de afwijkingen zitten ten opzichte van de oorspronkelijke opdracht.

Meerwerkfacturen verwerken
Verder zijn er binnen Proteus verschillende mogelijkheden om het meerwerk te registreren onder een project zodat die aansluiting vindt bij je gewenste werkwijze. Natuurlijk is het verwerken van de meerwerkfactuur in de financiële administratie zo geregeld.

Digitaliseer uw maakbedrijf
Het digitaliseren van je bedrijf zorgt ervoor dat je slimmer, sneller en efficiënter werkt. Een heldere en gestructureerde vastlegging van meerwerk maakt daar onderdeel van uit. Je voorkomt vervelende discussies of geschillen en loopt bovendien geen omzet mis. Benieuwd naar alle mogelijkheden? Onze specialisten laten je graag vrijblijvend zien wat de voordelen voor jouw bedrijf kunnen zijn. Neem contact met ons op via 088- 63 63 910 of stuur een e-mail naar nl-sales@ecisolutions.com. Wij helpen je graag!