QBTEC kan meer met data door KnowledgeSync

QBTEC is Europa’s grootste producent van professionele kook- en frituurinstallaties en is één van de eerste gebruikers van KnowledgeSync. KnowledgeSync stelt gebruikers in staat ieder aspect binnen het bedrijf automatisch te monitoren door middel van ‘alerts’, zodat jouw bedrijfsvoering geen hinder ondervindt van eventuele gebeurtenissen. Sinds QBTEC hiervan gebruik maakt, haalt het bedrijf meer uit de eigen data. In deze blog vertelt Dries Okkerman, ICT & Applications bij QBTEC, meer over zijn ervaringen.

QBTEC beschouwt KnowledgeSync als simpele en doeltreffende tool die makkelijk te gebruiken is én waar je snel mee kunt werken. Volgens Okkerman is het Woerdense bedrijf altijd druk bezig met data invoeren in het systeem, maar wat doe je er vervolgens mee? Door de alerts gaat de data direct naar de gebruiker toe. Deze werkwijze is veel dynamischer en geautomatiseerd.

Actief geïnformeerd en getriggerd

De aanleiding voor het kiezen van KnowledgeSync blijkt de behoefte naar informatievoorziening te zijn voor niet ECI Ridder gebruikers binnen de organisatie. Dries Okkerman: ‘Denk dan aan verkopers die ECI Ridder niet gebruiken of mensen die weinig kennis hebben van het pakket, die wil je toch op de hoogte stellen van bepaalde informatie. Dit geldt ook voor onze kostenfacturen die via ECI Ridder verlopen en voor de facturen die buitenom inkoop verlopen. ECI Ridder functioneert op dit gebied als controle- en fiatteringssysteem. Hier kunnen we een alert vanuit sturen die naar de verantwoordelijke persoon gaat. Op deze manier worden ze actief getriggerd met een e-mail waarin staat dat een inkoopfactuur klaarstaat en ze actie moeten ondernemen. Aanvullend ook minder business gerelateerde alerts. Het ERP-systeem genereert alerts vanuit één ‘centrale bron’: ECI Ridder. Vanuit deze bron voorzien we mensen van de juiste informatie. De juiste mensen worden actief geïnformeerd en getriggerd.’’

Specificeer de informatie per gebruiker

Het is mogelijk om per gebruiker de alerts te specificeren. Zo stuur je de juiste gegevens naar de juiste persoon waardoor de betreffende persoon ook alleen zijn gegevens kan inzien. Dries Okkerman: ‘’De alerts ondersteunen met name de licentiegebruikers. Je hebt al gauw een maximumaantal gebruikers en het komt voor dat er weleens één bij moet komen. Veel gebruikers kijken éen of twee keer in ECI Ridder. Het is zonde van je licentie als deze nauwelijks wordt gebruikt. Daarom is het handiger als ze via een alert de informatie ontvangen die zij nodig hebben voor hun werk. Vaak hoeven ze alleen maar iets te lezen, iets in te voeren of informatie te controleren.’’

Daarnaast fungeren de alerts ter ondersteuning voor QBTEC als semi-dashboard voor het management als aanvulling op Qlik met eenvoudige overzichten. De directie ontvangt graag iedere week een update met daarin de uitgegeven en ingekomen orders en het aantal binnengekomen aanvragen. Dit overzicht is voor hen prettig om te bekijken en het biedt de mogelijkheid om vragen te stellen aan de betreffende afdeling of persoon. Dit creëert overzicht.

Aanwezige alerts

Momenteel werkt QBTEC met verschillende alerts: ‘controleren kostenfactuur’, ‘verjaardagen’, ‘ingekomen orders van de afgelopen week’, ‘de uitgegane leveringen van afgelopen week’, ‘de aangevraagde verkooptekeningen’ en ‘offertes die boven de €25.000,- vallen’. Aanvullend binnen de aangevraagde verkooptekeningen is direct inzichtelijk wie deze heeft aangevraagd en hoeveel het er zijn, de complexiteit van de tekening en de prioriteit: heeft het spoed of moet het snel gebeuren?

Sms-functionaliteit

De alerts bleken een trigger voor Dries Okkerman te zijn om een eigen sms-functionaliteit op te zetten. Dries Okkerman: ‘’Dit heb ik zelf buitenom alerts geschreven. Op het moment dat een servicemonteur op ‘start reizen’ klikt op zijn tablet, wordt dit direct in ECI Ridder geregistreerd. Vervolgens pikt een query dit op en stuurt gelijk een sms naar de klant met informatie over het vertrek van de monteur en de verwachte aankomsttijd. Op het moment dat de klant de sms ontvangt, staat er niet: ‘+316 12345678’ heeft een bericht gestuurd, maar ‘QBTEC heeft u een bericht gestuurd’. Dit zorgt voor een stukje goede service.’’

De servicemonteur voert zijn dagelijkse werkzaamheden uit en het systeem reageert hier automatisch op. Op deze manier voegt het een extra dimensie toe aan de data.

Alerts voor de toekomst

Gekeken naar de toekomst wenst QBTEC nog meer te willen doen met debiteurenbeheer, openstaande posten en bankafschriften die in ECI Ridder zijn geïmporteerd. Al gaandeweg bij het gebruik van de alerts komt QBTEC vanzelf punten tegen in het proces waarvoor een alert ingezet kan worden. Bijvoorbeeld langverwachte of specifieke items die ontvangen zijn. De juiste persoon wordt direct geïnformeerd. Zoals benoemd voegt het daarmee een extra dimensie toe aan de bedrijfsprocessen. Met voortschrijdend inzicht is QBTEC van plan er nog vele te maken.

Dries Okkerman: ‘’Ik heb goede ervaringen met KnowledgeSync en het is een leuk systeem. Het is vooral een mooie aanvulling op het systeem. Je kunt gewoon meer met je data. We kunnen meer data ontsluiten waardoor het gemak en de communicatie verbetert en het is snel ingericht.’’

Meer weten over KnowledgeSync?

Wilt u meer weten over KnowledgeSync of over de andere oplossingen die ECI biedt voor uw maakbedrijf? Bekijk dan de productpagina of neem dan vrijblijvend contact met ons op via telefoonnummer +31 (0)88 63 63 910 of via e-mail: nl-sales@ecisolutions.com.